Как SEO-специалисту всё успевать и не срывать дедлайны

Что за «дедлайн», к которому нужно «всё успеть»

Представьте, что ведёте несколько классных проектов одновременно (надеемся, что так и есть). Дата отчёта по ним — 1‑е число каждого месяца. Это и есть ваш дедлайн.

План такой: сделать всё, о чём договорились с клиентами, и к дедлайну показать отличный результат в отчётах.

На всех проектах работы шли по плану (аналитика → техническая оптимизация → проработка семантического ядра → внутренняя оптимизация и так далее). Но вдруг пишет клиент и сообщает, что на сайте снизилось число заявок с органики. Вы бросаете всё и начинаете анализировать проблему.

А тут клиент ещё и звонит: «Программисты что‑то нажали и всё пропало! Что делать???». Приходится немедленно отложить плановые задачи и делать срочные: созваниваться с разработчиками клиента, готовить рекомендации и ТЗ.

И вот вы уже не успеваете даже начать работу по плановым задачам, а дедлайн по ним — завтра. И, как вишенка на торте, Яндекс выкатил новый апдейт, и теперь на всех проектах полный хаос!

Почему так вышло и что делать, чтобы так не было?

Причины, по которым срываются сроки, и что с ними делать

Как и другие специалисты, оптимизаторы могут что‑то не успевать по разным причинам. Условно мы разделили эти причины на организационные и технические.

К организационным относим такие:

• нет плана работ;
• план или задача не ясны;
• задача поставлена объективно поздно;
• некому делегировать часть задач;
• ошиблись в прогнозировании сроков;
• команда не понимает друг друга и клиента.

А к техническим относим:

• всё, что может случиться с сайтом — то, что мы можем контролировать;
• всё, что может случиться с поисковыми системами — то, что мы не можем контролировать.

Корень всех этих проблем один — появляются «срочные» и «непредвиденные» задачи, меняются приоритеты, перемешивается план, и вы уже не можете в нём ориентироваться.

Как работать с организационными причинами

Зафиксируйте порядок работы над любым проектом. Вот какой порядок мы предлагаем.

Фиксировать цели

Для чего выполняем эту задачу? Какой цели она поможет достичь?

Например, чаще всего цель рекламы — увеличение дохода клиента. Эта цель будет декомпозироваться на задачи в зависимости от рекламного инструмента. В нашем случае рекламный инструмент — SEO.

Цель непосредственно в SEO — увеличение объема органического трафика на сайте при параллельном сохранении или увеличении конверсии в рамках комфортного ROMI (Return of Marketing Investment). Если по‑простому, то цель SEO — увеличить поток органики на сайт клиента за разумную цену.

Декомпозировать цели на задачи

Какие шаги нужно сделать для достижения цели?

Шагов может быть очень много. Можно расписать основные и разбить их на так называемые подшаги. Например:

• Шаг 1. Анализируем проект
• Шаг 1.1. Анализируем продукт и нишу, выявляем SEO‑потенциал.
• Шаг 1.2. Анализируем площадку приземления трафика (сайт).
• …
• Шаг 2.. Выявляем основные точки роста.
• Точка роста 1: повысить скорость загрузки сайта.
• …

Приоритизировать задачи, оценивать их эффект, прогнозировать риски, ресурсы и сроки

На этом этапе задаём себе вопросы:

• Какой результат планируется при выполнении задачи?
• В какие сроки планируется достижение результата?
• Какие ресурсы требуются для выполнения задачи?
• Какие риски в случае выполнения задачи?
• Какие риски в случае невыполнения задачи?

Смотрим на предыдущий пункт и определяем, сколько времени займёт каждый шаг, кто этим будет заниматься и какой результат это принесёт.

Если делегируете задачу, то определите сразу, в каком виде вы хотите принять результат и в какое точно время — это дисциплинирует.

Расставлять контрольные точки

Что и когда делаем? Когда нужно проконтролировать прогресс по задаче?

На этом этапе нужно сделать timeline работ, например, в виде таблицы или диаграммы Ганта, из которой наглядно будет видно, что и когда нужно делать:

Контролировать выполнение задач на всех этапах

Контролируйте не только результат, но и процесс работы: сколько уже сделано, успевают ли все исполнители, нужна ли им помощь, нет ли форс‑мажоров. Если что‑то пойдёт не так, вы узнаете об этом не в последний момент.

Для фрилансера контрольные точки не менее важны. Когда вы работаете над проектом в одиночку, то редко удаётся вынырнуть из рутины и следить за проектом верхнеуровнево. Поэтому, чтобы не закапываться в рутинных задачах, нужно ставить себе контрольные точки — они помогут удостовериться, что всё идёт по плану.

Для этого можно использовать специальные сервисы.

Тем, кто работает без команды, Bitrix24 тоже подойдёт. Там можно разбивать проекты на задачи и подзадачи, устанавливать сроки и напоминания, а также логировать время, затраченное на задачи, чтобы анализировать свою работу в конце месяца.

Задачу можно делегировать, разбить на подзадачи, назначить ей ответственного и соисполнителей.

Вы можете придумать свой порядок и свои опорные точки в плане. Главное — действовать по порядку. Тогда проблем с выполнением плана в срок не возникнет, или, как минимум, количество таких проблем сильно снизится.

Как работать с техническими причинами

Давайте вспомним основную цель SEO: влияние на поисковую выдачу путём доработки посадочных страниц под соответствие факторам ранжирования поисковой системы.

По факту, мы пытаемся повлиять на неподконтрольную нам систему, а она тем временем пытается скрыть от нас факторы, на основе которых принимает решения о улучшении видимости сайта в выдаче.

Поэтому в SEO, помимо прогнозируемых задач, есть еще большой кластер таких, которые основаны на непрерывной SEO‑аналитике.

Чтобы не выбиваться из плана, SEO‑специалисту нужно постоянно отслеживать позиции, трафик, CTR по запросам и их корреляцию с трафиком, а также с показателями конкурентов — всё это может приводить к новым задачам, которые иногда будут мешать выполнению плановых.

Так что же делать?

Моя теория состоит в том, что поисковая выдача, несмотря на всю её бесконтрольность и неповоротливость, достаточно предсказуема, и резкая смена тренда — скорее исключение, чем правило. Поэтому, если настроить постоянную аналитику данных, можно свести количество срочных задач и съехавших дедлайнов к минимуму.

Следить за качеством сайта

Когда работа ведётся одновременно с десятками или сотнями сайтов — например, вы работаете с региональными поддоменами — времени на ежедневный ручной мониторинг не остается, и многие просто начинают «забивать» на контроль.

Так делать не нужно, потому что именно техническая ошибка на сайте может повлечь наименее прогнозируемые и наиболее серьёзные последствия. Снижается качество сайта — снижается его соответствие требованиям поисковой системы.

Если у вас один сайт на несколько сотен страниц, то это можно делать вручную на постоянной основе, используя самые распространенные парсеры, например, Screaming Frog SEO Spider. Эта программа за считанные минуты пробегает по всем страницам ресурса, сканирует код всех страниц и раскладывает по полочкам, выявляя проблемы или ошибки.

Ещё — не забудьте про Радар Топвизора. Это функция, которая постоянно мониторит все изменения на сайте и показывает вам сводку в формате «как было, что изменилось, как стало». Расписание мониторинга можно настроить самостоятельно.

Подробнее о Радаре и его функциях

В настройках проекта можно настроить получение уведомлений от Радара в Телеграм или на почту и всегда держать руку на пульсе, не запуская никакие проверки вручную.

Следить за сайтами конкурентов

На первой странице выдачи всего 10 мест, а конкурентов обычно в разы больше. Поэтому крайне важно следить не только за своими позициями в поисковых системах, но и за позициями конкурентов.

В Топвизоре это можно делать бесплатно. На странице инструмента «Проверка позиций» добавьте 5 конкурентов. Их позиции по всем запросам будут проверяться бесплатно одновременно с вашим сайтом.

На самом деле добавить можно и больше конкурентов, но бесплатно будут проверяться только первые пять.

Отслеживать динамику конкурентов поможет и отчёт «Мои конкуренты» в Топвизоре — он бесплатный. Тут статистика строится не на основе тех конкурентов, которых вы добавили в Проверку позиций, а на основе всех конкурентов из выдачи по нужному ТОПу:

Эта функция тесно связана с инструментом «Снимки выдачи», которая следит за динамикой выдачи и поможет отследить аномальные изменения.

Про Снимки выдачи с кейсами SEO‑экспертов

Вовремя замеченное движение конкурента внутри кластера выдачи позволит оперативно выявить, за счёт чего произошёл рост или падение. Ну и, следовательно, устранить своё слабое место, частично (а иногда и полностью) избежать падение позиций.

Избегать санкций

Как и в любых экосистемах, в поисковиках есть свои правила, за нарушение которых обычно следует наказание — санкции. Но в большинстве случаев поисковая система предварительно предупреждает пользователей о том, что сайт попал под санкции или близок к этому.

В зависимости от вида фильтров может быть:

• прямое предупреждение: уведомление в панели вебмастеров;
• косвенное по ряду признаков, например, «моргание» сайта в выдаче, падение на определенное количество позиций и замирание на месте и т. д.

Постоянный мониторинг позиций, отслеживание динамики органического трафика и мониторинг Яндекс.Вебмастера и Google Search Console позволят получить предупреждение заранее и запланировать работы по устранению проблем.

Следить за изменениями в алгоритмах поисковых систем

Поисковая система — это ПО, которое постоянно совершенствуется. Алгоритм ранжирования в поисковых системах терпит кардинальные изменения стабильно каждые 4‑6 месяцев.

Мелкие же апдейты могут проводиться чуть ли не на еженедельной основе. При этом иногда выдачу «штормит» даже больше, чем от запуска новых алгоритмов.

Это самый непрогнозируемый фактор, который может повлиять на позиции сайта. Но рекомендация будет аналогичной — контроль. Есть сервисы, которые отслеживают выход новых апдейтов на основе колебаний поисковой выдачи.

Например, Апометр Топвизора. Работает бесплатно и присылает уведомление о «штормах» на почту или в Телеграм через бота.

Ещё несколько советов

Не берите на себя больше, чем можете выполнить

Используйте task‑трекер, например, Todoist или Trello, чтобы вносить туда все свои проекты. В крайнем случае, используйте хотя бы календарь и планируйте рабочую неделю и рабочий день. Если используете CRM вроде Bitrix24, то стоит пользоваться встроенными в систему task‑трекером и календарём.

Когда к вам придёт новый проект или новая задача, вы сможете оценить свою загрузку и только после этого согласиться или отказаться от проекта.

«Закрывайте» список задач на день

Закрытые списки задач помогают не создавать авралов. Сейчас объясним, что это значит.

Если вы последуете совету выше и будете планировать ежедневные задачи в календаре или task‑трекере, то каждый день у вас будет список задач, который необходимо выполнить по каждому проекту.

Любая задача, которая внезапно появляется в этот день, всегда уходит на завтра, потому что список задач на сегодня закрыт. Ничего не сдвигается, не убирается, вы не работаете сверхурочно — все новые задачи на завтра.

Как показывает практика, все «срочные» задачи, которые надо сделать «прямо сейчас», почти всегда можно сделать завтра. Подумайте над этим.

Ставьте дедлайн с запасом

Форс‑мажоры случаются. Если вы думаете, что сделаете задачу, поставленную в понедельник, к среде, лучше поставьте дедлайн в четверг — так вам не придётся что‑то внезапно переделывать в ночь, если во вторник всё сломается.

Не прокрастинируйте, а отдыхайте

Если понимаете, что никак не можете выполнить задачу или даже взяться за неё, а вместо этого смотрите видео с котиками — выйдите и прогуляйтесь или просто смените занятие с интеллектуального на физическое. Скорее всего, вы устали.

Подойдёт небольшая разминка у рабочего места. Так вы отдохнёте по‑настоящему и сможете приступить к задаче с новыми силами.

Не ругайте себя за то, что устали. Уставать нормально. Работа в стрессе всё равно не принесёт результат, а может и навредит. Если чувствуете, что нужно отдохнуть — отдохните. Только сделайте это активно и с удовольствием.

Если всё‑таки не получается успеть к сроку

Если вы понимаете, что не успеваете выполнить работу в отмеченное время — в первую очередь свяжитесь с клиентом и предупредите. Предложите изменить план, сдвинуть сроки и убрать какие‑то несрочные задачи.

В моей практике клиенты ещё ни разу не говорили мне «нет». Если вы предупредили заранее, то у вас есть шанс передоговориться и не подвести клиента. Так вы сохраните репутацию и хорошие отношения.

В любом случае, это лучше, чем постфактум сообщить: «Я не успел». Не пропадайте и не прерывайте общение с клиентом.

А если дедлайн уже сорван, то честно расскажите о том, что произошло, предложите варианты решения проблемы и спросите, что вы можете сделать, чтобы исправить ситуацию. Не предлагайте скидку, возврат денег или что‑то ещё. Спросите у клиента, что было бы комфортно ему — это покажет, что вы открыты к диалогу. Расскажите, что будете делать в будущем, чтобы такого не происходило.

Клиенты тоже люди и тоже иногда срывают дедлайны. Вспомните случаи, когда вам вовремя не провели оплату по договору или не прислали нужные файлы — это тоже срыв сроков. Поэтому они совершенно точно готовы вас понять.

Надеюсь, мои советы окажутся полезными. Если у вас есть свои «фишки», благодаря которым получается не срывать дедлайны, расскажите о них в комментариях!